Spesso ai cittadini capita di rivolgersi all’amministrazione pubblica per avere risposta circa un problema che li riguarda e che non riescono a risolvere in autonomia se non con l’aiuto di un impiegato o di un funzionario dell’ufficio di riferimento.
Spesso si usa la classica raccomandata con ricevuta di ritorno, ma anche in questi casi non sempre si riceve una risposta, oggi esiste la PEC o la semplice e-mail, ma anche in questo caso le risposte spesso capita e a volte non per colpa dell’amministrazione.
Ecco dunque un vademecum, una sorta di netiquette da applicare quando si scrive una e-mail agli uffici dell’amministrazione pubblica, il vademecum è stato redatto dal dott. Mazzotti.
Come comunicare con gli uffici della pubblica amministrazione
1) utilizzare possibilmente il proprio indirizzo di posta istituzionale es. mario.rossi@giustizia.it;
2) mettere sempre l’oggetto nella comunicazione in tre o quattro parole;
3) il testo della comunicazione deve essere breve e conciso (max 75 parole);
4) se avete piu’ domande da fare mandate una mail per singolo argomento perche’ cosi’ viene smistata a chi e’ competente nella risposta;
5) utilizzate la punteggiatura e fate attenzione agli errori di ortografia che danno un senso di sciatteria, trascuratezza e fraintendimenti;
6) ricordare sempre che per risolvere un problema complesso occorre spezzettarlo in piccole parti;
7) informarsi bene sulle competenze dell’ufficio a cui si scrive;
8) non fidarsi mai dei “colleghi esperti”. smascherare un finto esperto e’ facile: sono le persone senza dubbi;
9) per telefono presentarsi con il proprio nome e cognome e qualifica, dire l’oggetto della telefonata ed esplicitare la domanda in 50 parole (scrivete prima);
10) evitate di raccontare la storia della vostra vita.
Conclude ricordando che quando si scrive ad un ufficio: “non state telefonando ad un telefono amico”.
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