Didattica e distanza e trattamento dei dati, le scuole cosa devono comunicare? Chi è il trattamento dei dati? Ecco un esempio concreto.
INFORMATIVA PRIVACY AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679 (GDPR) PER IL TRATTAMENTO DEI DATI RACCOLTI PER L’ATTIVITA’ DIDATTICA A DISTANZA
Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati e? l’ISTITUTO D’ISTRUZIONE SUPERIORE…… , telefono…….. – email….. – Pec………, nella persona del Dirigente Scolastico, legale rappresentante dell’Istituto.
Responsabile Protezione dei Dati
Il responsabile della protezione dei dati e? ………….. all’indirizzo email:……….
Finalita? del trattamento e base giuridica
Le informazioni raccolte e trattate dall’Istituto scolastico, di alunni, genitori/tutori e docenti, per permettere l’implementazione della didattica a distanza, nel periodo di emergenza epidemiologica da COVID-19 (decretata con DPCM 4 marzo 2020 e il DPCM 8 marzo 2020), sono: dati anagrafici, dati di contatto, credenziali di accesso alle piattaforme per la didattica a distanza, indirizzo ip di collegamento, immagini e dati audio raccolti tramite riprese fotografiche e filmiche dei partecipanti alla sessione di formazione a distanza, domande e risposte a domande, commenti vocali, commenti tramite chat.
Detti dati saranno trattati per lo svolgimento delle funzioni istituzionali relative all’istruzione e alla formazione degli alunni e alle attivita? amministrative ad esse strumentali con riferimento ai servizi connessi alla didattica e per assicurare il regolare svolgimento del percorso didattico e l’attuazione del PTOF di Istituto.
La base giuridica del trattamento e? l’adempimento di un obbligo legale a cui e? soggetto il titolare nonche? l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio pubblici poteri da parte del titolare derivante da normativa nazionale, ai sensi dell’art. 6 comma 1 lettera c) ed e) del GDPR. La base giuridica del trattamento di categorie particolari di dati personali, risiede nell’art. 9 comma 2 lettere b) e g) del GDPR.
Natura del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati richiesti e il conseguente trattamento sono obbligatori, in quanto previsti dalla normativa per adempiere alle prescrizioni del DPCM del 4 marzo 2020, e del DPCM dell’8 marzo 2020; l’eventuale rifiuto a fornire tali dati potrebbe comportare la mancata erogazione della didattica a distanza agli studenti.
Accedendo alle piattaforme di formazione a distanza che richiedono da parte degli utenti (docenti, genitori/tutori, alunni) l’iscrizione personale spetta all’utente stesso, leggendo attentamente la privacy policy e i termini e le condizioni d’uso, decidere se iscriversi e fornire il consenso al trattamento dei dati.
Modalita? di trattamento e destinatari
Il trattamento dei suoi dati sara? effettuato sia con strumenti cartacei che elettronici, nel rispetto delle misure di sicurezza minime, cosi? come previsto dal Regolamento Europeo.
La raccolta dei dati avviene nel rispetto dei principi di pertinenza, completezza e non eccedenza in relazione ai fini per i quali sono trattati. I dati personali sono trattati in osservanza dei principi di liceita?, correttezza e trasparenza, previsti dalla legge, con l’ausilio di strumenti atti a registrare e memorizzare i dati stessi e comunque in modo tale da garantirne la sicurezza e tutelare la massima riservatezza dell’interessato. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati nel pieno rispetto dell’art. 32 del GDPR.
Sono autorizzati al trattamento dei dati: il personale amministrativo, tecnico e ausiliario in servizio presso l’Istituto; i docenti in servizio presso l’Istituto. Il personale autorizzato ha accesso ai dati a seconda delle mansioni e si attiene alle norme impartite e alle disposizioni di legge. E’ vietato al personale qualsiasi forma di diffusione e comunicazione di dati personali che non sia funzionale allo svolgimento dei compiti affidati e su cui non sia stato adeguatamente istruito per quanto riguarda la normativa in materia di privacy.
Potranno inoltre venire a conoscenza dei dati
• ciascuno degli altri partecipanti alla sessione di formazione a distanza;
• enti o aziende privati nella veste di concessionari delle piattaforme per lo svolgimento del servizio della formazione a distanza (in qualita? di autonomi titolari del trattamento o responsabili).
I dati personali sono normalmente conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea da parte dei fornitori dei servizi di formazione a distanza. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avra? facolta? di attivare servizi che comportino la presenza di server anche extra- UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverra? in conformita? alle disposizioni di legge applicabili. Ad ogni modo, gli interessati sono pregati di dare lettura alle condizioni d’uso delle piattaforme utilizzate, con ogni conseguenza in termini di scelta consapevole del trattamento. Non si effettuano trattamenti basati su processi decisionali automatizzati.
Conservazione e trattamento
Il trattamento dei dati avviene attraverso mezzi informatici messi a disposizione dal Titolare e allo scopo autorizzati per il periodo necessario al superamento dell’emergenza epidemiologica da COVID- 19, come definitivo a livello governativo.
I dati verranno conservati in archivi informatici e/o cartacei secondo le indicazioni delle Regole tecniche in materia di conservazione digitale degli atti definite da AGID e nei tempi e nei modi indicati dalle Linee Guida per le Istituzioni scolastiche e dai Piani di conservazione e scarto degli archivi scolastici definiti dalla Direzione Generale degli Archivi presso il Ministero dei Beni Culturali, ed in ogni caso per un periodo non eccedente quello indispensabile per il perseguimento delle finalita?.
Diritti
Al Titolare del trattamento l’interessato potra? rivolgersi, per far valere i propri diritti, cosi? come previsto dagli articoli 15-22 del Regolamento Europeo 2016/679, ed ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano.
L’interessato ha sempre il diritto di esercitare la richiesta di accesso e di rettifica dei suoi dati personali ed ove applicabile ha il diritto a richiedere l’oblio, la limitazione del trattamento, la portabilita? dei dati nonche? la revoca del consenso, se richiesto (la revoca non pregiudica la liceita? del trattamento basata sul consenso prestato precedentemente).
L’interessato potra? esercitare tutti i diritti di cui sopra inviando una e-mail al Responsabile della Protezione dei dati al seguente indirizzo: .
L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo o una segnalazione all’Autorita? di controllo dello Stato di residenza (Autorita? Garante per la protezione dei dati personali).
